Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir disebut juga dengan dokumen. Contohnya yaitu faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dan sebagainya. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat formulir elektronik yaitu:

1.      Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir

2.      Tidak pernah ketinggalan jaman

Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik

3.      Ketidakefisienan formulir dapat dihindari

Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat

4.      Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file computer

5.      Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir

6.      Penangkapan data dilakukan sekali

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi

7.      Tidak ada data yang mengambang

Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain

8.      Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

manfaat formulir, yaitu:

1.        Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

2.        Merekam data transaksi bisnis perusahaan

Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.

3.        Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4.        Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.

5.        Contoh: Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.

Penggolongan formulir

Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:

1.    Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.

Contohnya: surat permintaan pembelian, memo kredit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

2.    Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Contohnya: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian.

3.    Formulir yang diterima dari luar perusahaan. Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.

Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

1.    Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan. Contohnya: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga.

2.    Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Contohnya: formulir laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.      Pemanfaatan tembusan atau copy formulir

Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.

2.      Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data

Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

3.      Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas

Hal ini berguna untuk menghindari perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatan ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.

4.      Unsur internal check dalam merancang formulir

Formulir merupakan bagian dari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.

5.      Nama dan alamat perusahaan pada formulir

Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namu untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.

6.      Nama formulir

Formulir perlu diberi nama untuk memudahkan identifikasinya. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut.

7.      Nomor identifikasi pada setiap formulir

Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.

8.      Formulir besar

Jika kita mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkinan besar kita akan mengisi pada baris yang salah. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.

9.      Pencetakan garis pada fomulir

Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.

10.  Pencatuman nomor urut tercetak

Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk identifikasi transaksi bisnis, serta dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.

11.  Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”

Untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.

12.  Formulir ganda

Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, menyisipkan karbon.

Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu:

1.      Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan

Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.

2.      Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

Contohnya: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan, maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.

3.      Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.

Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.