Metodologi Pengembangan Sistem Akuntansi

Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui oleh analis system dalam mengembangkan  sistem. Pengembangan sistem akuntansi melalui 3 (tiga) tahap yaitu analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem.

Analisis Sistem

            Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru.

4 tahap dalam analisis system, yaitu:

     1.      Analisis pendahuluan

Dalam tahap ini analisis sistem mengumpulkan informasi tentang gambaran menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Hasilnya berupa worksheet atau check sheet yang akan digunakan untuk membuat usulan pelaksanaan analisis sistem.

2.      Penyusunan usulan pelaksanaan analisis system

Usulan ini berisikan:

a.       Alasan pengembangan sistem

b.      Pernyataan tentang persyaratan kinerja yang diharapkan

c.       dari sistem yang diusulkan

d.      Batasan luas analisis sistem

e.       Identifikasi informasi yang harus dikumpulkan

f.       Identifikasi sumber-sumber informasi

g.      Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan

     3.      Pelaksanaan analisis system

Dilaksanakan sesuai rencana kerja yang dituangkan dalam usulan, meliputi:

a.    Analisis laporan yang dihasilkan sistem berjalan

b.    Menganalisis transaksi yaitu mengumpulkan informasi tentang unit organisasi, diskripsi pekerjaan, formulir dan catatan akuntansi yang digunakan, sistem otorisasi dalam pelaksanaan transaksi, serta prosedur pelaksanaan transaksi.

c.    Mempelajari catatan pertama, yaitu mempelajari tentang buku jurnal yang digunakan.

d.   Mempelajari catatan terakhir, yaitu mempelajari rekening, buku besar dan buku besar pembantu yang digunakan perusahaan.

     4.      Penyusunan laporan hasil analisis system

Isi Laporan:

1. Menjelaskan masalah, kebutuhan informasi dan teknologi yang digunakan

2. Menyatakan tujuan studi sistem

3. Menjelaskan prosedur yang digunakan

4. Identifikasi hambatan dan pemecahan masalah

5. Alternatif pemecahan masalah

6. Membuat rekomendasi

Desain Sistem

            Desain merupakan perencanaan dalam pembuatan sebuah objek, sistem, komponen atau struktur. Kemudian, kata “desain” dapat digunakan sebagai kata benda maupun kata kerja. Dalam artian yang lebih luas, desain merupakan seni terapan dan rekayasa yang berintegrasi dengan teknologi. Desain dikenakan pada bentuk sebuah rencana, dalam hal ini dapat berupa proposal, gambar, model, maupun deskripsi. Jadi dapat dikatan, desain merupakan sebuah konsep tentang sesuatu. Desain lahir dari penerjemahan kepentingan, keperluan, data maupun jawaban atas sebuah masalah dengan metode-metode yang dianggap komprehensif.

Desain sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Mendesain sistem adalah sebuah proses menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi. Desain sistem dilakukan berdasarkan informasi yang didapatkan oleh analisis sistem. Tujuan dari desain sistem adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Tahapan desain system, yaitu:

1.    Desain sistem secara garis besar

Berdasarkan informasi yang diperoleh dalam analisis sistem, maka analis sistem akan menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar system informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai. Alternatif yang diberikan terdiri dari desain masing-masing unsur blok bangunan yang meliputi desain keluaran, masukan, model, teknologi, basis data dan pengendalian.

2.    Penyusunan usulan desain system secara garis besar

Usulan ini disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai informasi bagaimana informasi yang dirancang secara garis besar memenuhi kebutuhan mereka akan informasi.

Isi usulan desain system secara garis besar, yaitu:

a.    Pernyataan kembali alasan dilakukannya pekerjaan pengembangan sistem informasi

b.    Berbagai alternatif sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi

c.    Sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikan & mempertahankan masing-masing alternatif desain sistem

d.   Asumsi-asumsi kritis atau masalah-masalh yang belum terpecahkan yang mungkin berdampak terhadap desain final sistem informasi

3.    Evaluasi system

Dalam desain sistem secara garis besar, analis sistem merancang secara garis besar masing-masing blok bangunan sistem informasi, kecuali blok teknologi. Blok teknologi akan dirancang ahli system setelah pemakai informasi menyetujui isi Laporan Desain Sistem Secara Garis Besar. Dalam tahap evaluasi sistem, analis system menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh blok teknologi dalam menjalankana informasi yang dirancang dan memilih penjual teknologi yang memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang dituntut oleh sistem informasi

4.    Penyusunan laporan final desain system secara garis besar

Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis besar & evaluasi sistem, analis sistem membuat Laporan Final desain Sistem Secara Garis besar

5.    Desain sistem secara rinci

Analis sistem melakukan desain rinci masing-masing blok bangunan sistem informasi menjadi bangunan sistem informasi yang mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai

6.    Penyusunan laporan final desain system secara rinci

Hasil desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem dalam dokumen tertulis yang disebut “Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci”

Tahap desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu sebagai berikut ini:

1.        Untuk memenuhi kebutuhan pemakai system.

2.        Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.

Implementasi Sistem

            Implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan.

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain:

1.      pemilihan dan pelatihan personil

2.      instalasi hardware dan software

3.      pengetesan program

4.      pengetesan system dan konversi system

Pelaksanaan Implementasi sistem terdiri dari:

1.      Persiapan implementasi system

Implementasi sistem sangat ditentukan oleh perencanaan yang dibuat untuk pelaksanaan implementasi sistem. Meskipun suatu sistem akuntansi telah dirancang dengan baik, namun sebagian besar sukses pengembangan sistem ditentukan oleh bagaimana baiknya perencanaan implementasi sistem disusun dan dilaksanakan.

2.      Pendidikan dan pelatihan karyawan

Karyawan yang akan mengikuti pendidikan dan pelatihan dibagi menjadi dua golongan yaitu karyawan yang pemakai informasi dan karyawan pelaksana sistem. Perusahaan harus menyusun program pelatihan yang bersinambung untuk mengantisipasi masuknya karyawan yang baru dan kemungkinan terjadinya perubahan terhadap sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan.

3.      Konversi sistem, terdiri dari:

a.    Konversi langsung

Implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem lama.

b.    Konversi paralel

Implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama jangka waktu tertentu

c.    Konversi modular (pendekatan pilot project)

Implementasi sistem baru ke dalam organisasi secara sebagian-sebagian

d.   Konversi Phase-in

Hampir sama dengan konversi modular, yang membedakan adalah pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi system baru, sedangkan phase-in yang dibagi adalah sistemnya sendiri.

Flowchart

Menurut Mulyadi (2001:64) Flowchart adalah aliran dokumen dalam sistem tertentu, digunakan simbol-simbol dalam suatu bagan aliran dokumen (flowchat). Dalam bagan alir, arus dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (onpage connector) atau nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector).

Manfaat Penggunaan Bagan Alir, yaitu:

1.        Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh.

2.        Perubahan sistem lebih mudah digambarkan.

3.      Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan.

Sistem Akuntansi

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait, atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang kompleks. Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.

Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan besar sangat kompleks. Kompleksitas sistem tersebut disebabkan oleh kekhususan dari sistem yang dirancang untuk suatu organisasi bisnis sebagai akibat dari adanya perbedaan kebutuhan akan informasi oleh manajer, bentuk dan jalan transaksi laporan keuangan. Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya.

      Unsur  suatu sistem informasi akuntansi pokok, yaitu:

1.    Formulir

     Formulir merupakan unsur pokok dalam sistem informasi akuntansi yang dapat digunakan sebagai dokumen dari dalam pencatatan transaksi dan dapat dipertanggungjawabkan.

2.    Buku Catatan

     Buku catatan yang terdiri dari :

a.         Buku jurnal yang terdiri dari :

-   Buku jurnal penjualan.

-   Buku jurnal penerimaan kas.

-   Buku jurnal pengeluaran kas.

-   Buku jurnal umum.

b.         Buku Besar

       Buku besar yang pada umumnya berisikan perkiraan untuk   menyusun neraca saldo.

3.    Buku Pembantu

     Buku pembantu yang terdiri dari rekening yang membantu  menjelaskan data keuangan yang tercantum dalam buku besar, buku pembantu merupakan catatan akuntansi terakhir yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi.

4.    Buku Laporan

     Hasil akhir dari proses aktiva adalah laporan keuangan berupa neraca, laporan rugi laba, laporan laba ditahan dan laporan yang berisi informasi yang merupakan hasil dari sistem akuntansi.

Fungsi penting yang dibentuk system informasi akuntansi pada sebuah organisasi antara lain:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

2.      Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

3.      Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset  organisasi

Manfaat system informasi akuntansi:

1.      Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien

2.      Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
Meningkatkan efisiensi kerja pada bagian keuangan

3.      Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

4.      Meningkatkan sharing knowledge

System akuntansi merupakan bagian dari system informasi manajemen yang mengolah data keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern dan pemakai ekstern.