Sistem Pengendalian Intern

 Sistem Pengendalian Intern adalah suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. 

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern, yaitu:

1.      Menjaga kekayaan organisasi

2.      Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3.      Mendorong efisiensi

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1.      Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls)

dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.

2.      Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls)

dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Unsur-unsur struktur pengendalian intern

Struktur pengendalian intern yang baik memiliki karakteristik yang meliputi hal-hal berikut:

a.    Suatu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang tepat untuk memungkinkan pengendalian akuntansi yang memadai terhadap aktiva, utang, pendapatan dan biaya.

b.    Praktik yang sehat diikuti dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dari setiap bagian organisasi.

c.    Kualitas pengamat yang sesuai dengan tanggung jawab.

Karakteristik yang baik akan mendukung terciptanya pengendalian intern yang efektif. Rencana organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan yang tepat, praktik yang sehat serta kualitas pengamat yang sesuai harus terintegrasi dengan baik dalam pelaksanaan kerjanya. Kelancaran pekerjaan akan memudahkan struktur pengendalian intern terlaksananya dalam mencapai tujuan. Namun untuk keberhasilan tujuan terdapat beberapa unsur pokok yang dapat menentukan keberhasilan struktur pengendalian intern.

Berikut ini akan dijelaskan tiga unsur-unsur pengendalian intern, yaitu :

a.    Lingkungan pengendalian

b.    Sistem akuntansi

c.    Prosedur pengendalian 

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan.

Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan.

Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris.  Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab 

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian.

Metode Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif melalui peranggaran, laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

Kebijakan dan praktek kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

Pengaruh Ekstern

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Sistem akuntansi

Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisa, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut. Sistem akuntansi yang efektif mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan dengan cara mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi, menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan pengelompokkan transaksi secara semestinya untuk pelaporan keuangan.

Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai. Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

1.    Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

2.    Pembagian tugas

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahakan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.

3.    Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.

4.    Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

5.    Pengecekan independen terhadap kinerja

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

Walter G.Kell, William C.Boynton and Richard E.Ziegler menyatakan bahwa struktur pengendalian intern terdiri dari :

1.      Control environment

Lingkungan pengendalian mencerminkan suasana perusahaan yang mempengaruhi sikap dan tindakan para anggota perusahaan akan pentingnya pengendalian. Pengendalian sangat ditentukan oleh suasana yang diciptakan oleh lingkungan pengendalian. Ini berarti, pengendalian mempunyai dampak yang sangat besar terhadap keseriusan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan.

2.      Risk assessment

Penetapan resiko laporan keuangan adalah mengidentifikasi dan menganalisa resiko-resiko yang berhubungan dengan manajemen perusahaan untuk menyiapkan laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3.      Information and communication

Informasi dan komunikasi sangat berguna untuk menghasilkan laporan keuangan. Sistem informasi sangat relevan untuk tujuan laporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi dan melindungi harta dan hutang perusahaan. Sistem akuntansi sebaiknya mencakup penafsiran audit yang lengkap karena penafsiran transaksi sangat penting bagi manajemen dan auditor. Dengan kata lain, komunikasi melibatkan pemahaman yang jelas dari peran dan tanggung jawab setiap individu yang berkenaan dengan struktur pengendalian intern atas laporan keuangan.

4.      Control activities Monitoring.

Pengendalian aktivitas adalah kebijakan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Pengendalian ini meyakinkan tindakan-tindakan yang diambil untuk mengatasi resiko dalam mencapai tujuan organisasi. Pengawasan ini harus terlaksana pada semua tingkat fungsi manajemen.

5.      Monitoring

Merupakan proses untuk menilai kualitas dari pelaksanaan struktur pengendalian intern yang telah berjalan. Struktur pengendalian intern yang berjalan diharapkan dapat mengatasi atau mengantisipasi penyimpangan atau kecurangan yang terjadi. Monitoring dapat dilaksanakan selama kegiatan perusahaan berjalan dan dapat dievaluasi secara periodik.

Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir disebut juga dengan dokumen. Contohnya yaitu faktur penjualan tunai yang berisi informasi; tanggal, nama, kode, nomor urut, nama barang, kuantitas, harga satuan, harga total, dan sebagainya. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat formulir elektronik yaitu:

1.      Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, opersai bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir

2.      Tidak pernah ketinggalan jaman

Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan lagi untuk pembuatan formulir elektronik

3.      Ketidakefisienan formulir dapat dihindari

Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa pengguna formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan percetakan diperlukan biaya.Formulir elektronik mudah untuk segera disesuaikan isi dan format formulir untuk memenuhi kebutuhan pemakai dengan tepat

4.      Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

Penggunaan formulir kertas membuka peluang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.Misal: Ijasah dipalsukan, Duit saja bisa dipalsukan,Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki “password” (kata sandi). Orang yang menggunakannya harus mengisi “password”. Jika formulir elektronik direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file computer

5.      Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir elektronik tidak diragukan lagi. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong yang harus diisi data dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian formulir secara logis. Formulir elektronik dapat melakukan penghitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencatumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir

6.      Penangkapan data dilakukan sekali

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi (penggandaan) penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi

7.      Tidak ada data yang mengambang

Dengan formulir elektronik data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kerta data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk menstransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain

8.      Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi suatu pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyimpan dan menyediakan data beberapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data trsebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

manfaat formulir, yaitu:

1.        Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

2.        Merekam data transaksi bisnis perusahaan

Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.

3.        Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.

4.        Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.

5.        Contoh: Bagian gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu bagian pembelian bahwa bagian gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti tertulis dalam formulir tersebut.

Penggolongan formulir

Menurut sumbernya dibedakan menjadi 3 yaitu:

1.    Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.

Contohnya: surat permintaan pembelian, memo kredit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

2.    Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan. Contohnya: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian.

3.    Formulir yang diterima dari luar perusahaan. Contoh: faktur pembelian, surat order dari pembeli, rekening koran bank.

Menurut tujuan penggunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

1.    Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan. Contohnya: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga.

2.    Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Contohnya: formulir laporan penerimaan barang, faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan:

1.      Pemanfaatan tembusan atau copy formulir

Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir.

2.      Penghindaran duplikasi dalam pengumpulan data

Dalam mengumpulkan data hindarilah pengumpulan data yang sama lebihdari satu kali. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen.

3.      Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas

Hal ini berguna untuk menghindari perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatan ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.

4.      Unsur internal check dalam merancang formulir

Formulir merupakan bagian dari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal cek diciptakan untuk dapat menhasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi.

5.      Nama dan alamat perusahaan pada formulir

Formulir untuk antar bagian di dalam di perusahaan, tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namu untuk yang dikirm ke luar perusahaan, nama, alamat dan bahkan logo perusahaan perlu dicantumkan pada formulir, untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima.

6.      Nama formulir

Formulir perlu diberi nama untuk memudahkan identifikasinya. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut.

7.      Nomor identifikasi pada setiap formulir

Jika perusahaan mengggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Nomor dapat melengkapi nama, untuk memudahkan identifikasi formulir.

8.      Formulir besar

Jika kita mengisi banyak kolom dalam formulir yang lebarnya dua atau tiga kali kertas ukuran folio, kemungkinan besar kita akan mengisi pada baris yang salah. Untuk menghindarinya, setiap garis diberi nomor urut baik sisi kiri atau kanan.

9.      Pencetakan garis pada fomulir

Garis harus dicetak pada formulir, jika formulir tersebut akan diisi dengan tangan. Jika pengisian formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatus spasi sendiri.

10.  Pencatuman nomor urut tercetak

Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk identifikasi transaksi bisnis, serta dapat berfungsi untuk mencari dokumen bila formulir tersebut hilang.

11.  Rancangan formulir yang hanya memerlukan pengisian tanda V (cek list) atau X (silang), atau dengan mencantumkan jawaban “Ya” atau “Tidak”

Untuk menghemat waktu pengisian, informasi yang sudah tertentu dicetak dalam formulir, sehingga pengisi formulir tinggal membubuhkan tanda V (cek list) atau X (silang) untuk informasi yang dipilih oleh pengisi.

12.  Formulir ganda

Adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. Tembusan formulir ini dapat diisi dengan satu kali penulisan pada formulir aslinya dengan berbagai cara, menyisipkan karbon.

Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu:

1.      Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan

Misalnya: suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari, maka perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya.

2.      Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.

Contohnya: jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan, maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian.

3.      Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.

Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.